A lista de espera é o principal objeto de gestão. Data do pedido, início pretendido, irmãos já na creche, horário: bem organizada, permite dar uma resposta honesta às famílias em vez de as manter meses à espera.
As mensalidades dependem do escalão e da comparticipação, e com a creche gratuita há famílias que só pagam refeições e prolongamentos. Ter isso calculado e explicado evita a mesma conversa todos os meses.
A comunicação diária come a manhã: faltas, quem vem buscar a criança, avisos. Um canal só substitui os papéis no cacifo e as mensagens em três sítios diferentes.
O registo diário — sono, refeições, fraldas, disposição — é o que as famílias mais valorizam e o que mais tempo tira à equipa quando se escreve à mão numa caderneta. Registado no momento e enviado sozinho ao fim do dia, deixa de ser tarefa.
As vagas contam-se por sala e por idade, não pela creche inteira: uma sala de berçário cheia com lugares livres na sala dos dois anos não é uma vaga. Ter o mapa por sala evita prometer um lugar que afinal não existe.