Promotora inmobiliaria: un CRM que sigue cada venta a través de las agencias

Una promotora de un resort de golf vende sobre todo a compradores extranjeros que llegan a través de agencias. Del comprador que trae una agencia solo se sabe el nombre y el país: el seguimiento va siempre por el agente. La herramienta que había probado era tan configurable que nadie la terminaba de montar, y no dejaba anotar varias acciones sin cambiar de etapa. Su formulario web preguntaba «Soy: Cliente / Agencia», pero a la agencia le pedía lo mismo que a un particular: ni qué comprador traía, ni su país, ni qué agente lo llevaba. Y lo que la dirección quería medir —visitas por agencia y mes, cuántos compradores repiten visita, cuántas visitas cuesta una venta— no salía de ningún sitio.

Qué desarrollamos

• Tres embudos montados de serie: clientes directos, clientes de agencia (visita programada, 1ª visita, seguimiento, 2ª visita, reserva, venta o perdido) y captación de agencias. Tablero de arrastrar y soltar; al cerrar una ficha como perdida se elige el motivo de una lista: precio, financiación, prefiere costa…
• Visitas numeradas con fecha, hora, agente y nota. Si el comprador no se presenta o la visita se cancela, la siguiente sigue contando como 1ª. Al marcar una visita como hecha, el panel propone la etapa siguiente, pero no mueve la ficha sin que nadie lo decida. Calendario por semana y por mes.
• Captación de agencias de prospecto a activa, con sus agentes y un checklist de documentación —certificado de Hacienda, escritura, DNI del administrador, contrato de colaboración— con la subida de cada archivo.
• Formularios de la web conectados: la agencia que pide una visita entra con su agente y su comprador en «Visita programada»; si la agencia no existía, se da de alta sola en el embudo de captación.
• Informes: visitas realizadas por agencia y mes, porcentaje de compradores que repiten visita, visitas por venta y agencias en captación por etapa.
• Usuarios por miembro del equipo, con cada anotación firmada por quien la hace.

El resultado

Un CRM en el que cada vía de venta tiene su embudo, la agencia y el agente viajan con cada comprador y las cifras que pide la dirección salen del trabajo diario, sin hojas aparte. Las etapas quedan guardadas como plantilla del sector: otra promotora lo recibe montado sin configurar nada.