Logiciel de gestion · Entreprises & espaces

Logiciel de gestion pour espaces de coworking

Un espace de coworking gagne sur la répétition : adhésion, réservation, renouvellement. Le logiciel de gestion pour espaces de coworking décide si ce cycle tourne tout seul ou se relance à la main tous les mois.

Les modules pour espaces de coworking

Ce n'est pas un logiciel fermé identique pour tous : vous n'activez que ce que vous utilisez, et tout partage les mêmes données.

Agenda et réservation en ligne

Celui qui vous soulage le plus

Vos clients réservent depuis leur téléphone à toute heure, avec des rappels qui évitent les lapins.

Clients (CRM)

La fiche, l'historique et la relance de chaque client et de chaque devis, pour n'en perdre aucun.

Statistiques

Ce qui vous amène des clients et ce qui n'en amène pas, dans un tableau clair et sans jargon.

D'abord Agenda et réservation en ligne. Le reste s'ajoute quand vous en avez besoin.

En bref

  • Tout au même endroit : les formules et les tarifs, la communauté et les services, sans deuxième tableur.
  • Le client décide le soir, pas pendant vos horaires : le logiciel de gestion pour espaces de coworking mise donc sur réservation de poste et visite. Vos clients réservent et commandent depuis leur mobile, à toute heure.
  • Des rappels automatiques réduisent les no-shows et les rendez-vous perdus — là précisément où ils vous coûtent le plus cher.
  • Un assistant IA répond aux questions récurrentes — disponibilités, tarifs, horaires — par chat et WhatsApp, 24h/24.

La facturation récurrente est le cœur du sujet. Des abonnements qui se renouvellent et se prélèvent automatiquement remplacent la routine mensuelle de factures et de rapprochements — routine qui grossit avec chaque nouveau membre.

Les salles de réunion demandent leur propre quota. Des heures incluses par formule, une consommation visible et une facturation automatique au-delà évitent la discussion, toujours la même, sur ce qui était compris dans le prix.

Accès et réservation vont ensemble. Qui réserve doit pouvoir entrer, sans personne à l'accueil. C'est la différence entre des horaires d'ouverture et un espace qui produit du chiffre le soir et le week-end.

Pas seulement un logiciel, un système

Pas une brochure, un tableau de bord de gestion : réservation de poste et visite travaille pour vous 24h/24, pendant qu'un assistant répond aux messages et que l'e-mail marketing fait revenir les clients. Tout au même endroit, que vous pilotez vous-même. Ainsi vous gagnez : les indépendants réservent un poste ou un bureau et visitent les lieux.

Ce que comprend le logiciel

L'occupation en temps réel

Qui est où et jusqu'à quand : postes et salles libres, sans un tableur qui a toujours une heure de retard.

Accès et clés

Codes, badges et horaires par membre — au départ, l'accès se coupe en un clic.

Facturer à l'usage

Poste fixe, heures de salle et extras sur une seule facture, automatiquement en fin de mois.

réservation de poste et visite

Le cœur du système : les clients de votre espace de coworking le font depuis leur mobile, 24h/24 — directement dans votre fonctionnement.

Dans le langage de votre métier

Nous configurons tout avec les vrais termes de votre secteur, pas des modèles génériques.

Vos données vous appartiennent

Tout au même endroit, sécurisé et exportable à tout moment — vous gardez le contrôle.

Comment ça marche, étape par étape

  1. 1

    Découverte & fonctionnement

    Nous comprenons le vrai fonctionnement de votre espace de coworking et où vous perdez du temps et des demandes.

  2. 2

    Configuration

    Nous configurons réservation de poste et visite dans le langage de votre métier et le relions à votre site.

  3. 3

    Assistant & e-mail

    Nous ajoutons l'assistant IA et l'e-mail marketing, le tout sur les mêmes données.

  4. 4

    Lancement & accompagnement

    Nous mettons tout en ligne et vous accompagnons de près pour que ça tourne dès le premier jour.

Questions fréquentes

La facturation mensuelle peut-elle être automatisée ? +

Oui, et c'est là que se trouve le gain de temps le plus net. Renouvellement, prélèvement et facture partent seuls ; il ne reste à traiter que les cas particuliers au lieu de toute la liste.

Comment gérer les heures de salle incluses ? +

En quota attaché à la formule. Le membre voit lui-même sa consommation et le dépassement se facture automatiquement — la discussion à l'accueil disparaît.

Faut-il quelqu'un à l'accueil pour les réservations ? +

Non, et c'est précisément l'intérêt. Réservation et contrôle d'accès reliés, l'espace encaisse le soir et le week-end sans présence sur place.

Qu'est-ce qui compte sur les contrats récurrents ? +

La reconduction, la révision de prix et le préavis, suivis automatiquement. Une échéance de reconduction manquée coûte plus cher que n'importe quelle remise.

Comment suivre les propositions ? +

Avec un état et une relance par proposition. La première cause d'affaire perdue n'est pas le prix, c'est l'absence de relance.

Dois-je resaisir mes clients ? +

Non. Nous reprenons vos données clients existantes et configurons tout pour démarrer sans perte de données — mieux organisé dès le premier jour.

Le logiciel s'adapte-t-il à mon fonctionnement ? +

Oui. Nous configurons réservation de poste et visite dans le vrai langage de votre métier et le relions à votre site, pour que les demandes arrivent là où vous les gérez — sans second système.

Réduit-il les no-shows ? +

Oui — c'est l'un des plus grands gains. Des rappels automatiques avant le rendez-vous, avec confirmation ou annulation en un geste, réduisent nettement les créneaux vides qui vous coûtent de l'argent.

L'assistant peut-il gérer les messages WhatsApp ? +

L'assistant IA répond aux questions récurrentes — disponibilités, tarifs, horaires — par chat et WhatsApp 24h/24, et guide les clients droit vers la réservation. Vous cessez de répondre aux mêmes questions.

Besoin aussi d'un site web ou de référencement pour votre espace de coworking ?

Ce que cherchent les entreprises comme la vôtre

Si vous cherchez l'une de ces choses, ce logiciel est pour vous.

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Bien plus qu'un site

Pas seulement votre site. Le panneau de votre activité.

Avec TePublico vous n'avez pas seulement un beau site : vous avez un système pour gagner, servir et fidéliser vos clients — le tout dans un seul panneau, sans jongler avec dix outils.

Agenda et réservation

Agenda en ligne avec rappels automatiques. Vos clients réservent seuls, vous voyez la journée se remplir.

E-mailing

Vos listes et vos campagnes pour faire revenir et revendre, sans outil externe à payer.

Assistant IA

Un chat qui répond à toute heure et capte les intéressés — et les transmet au CRM.

Statistiques claires

Combien viennent et d'où, sans jargon ni cookies pénibles. Des décisions appuyées sur des chiffres.

Tout à votre marque, au même endroit.

Je veux mon panneau

On met le quotidien au même endroit ?

Nous vous montrons les modules qui collent à votre façon de travailler. Démo et devis sans engagement.