As séries são o centro da marcação. Atribuir dez sessões de uma vez, mudá-las em bloco e lembrar cada uma: feito à mão, é a tarefa que ocupa a receção uma manhã inteira.
A falta em cima da hora é o que sai mais caro: a hora perde-se e o fisioterapeuta fica parado. Uma lista de espera que oferece automaticamente o lugar que vagou enche precisamente esses buracos, sem um único telefonema.
O controlo dos pacotes evita surpresas: sessões contratadas, sessões usadas, o que falta cobrar. Vê-se antes, em vez de se descobrir no momento de faturar.
Os acordos com seguradoras e subsistemas são o outro sítio onde se perde dinheiro. Cada um tem o seu valor, o seu limite de sessões e a sua papelada; ter isso associado ao doente evita tratar primeiro e descobrir depois que aquele plano já não cobria.
Quando há vários fisioterapeutas, a agenda deixa de ser uma agenda e passa a ser uma distribuição: quem tem a especialidade certa, que gabinete está livre, que equipamento é preciso. Sem isso, marcam-se duas pessoas para a mesma marquesa e resolve-se à pressa ao balcão.