Promotora imobiliária: um CRM que acompanha cada venda através das agências

Uma promotora num resort de golfe vende sobretudo a compradores estrangeiros que chegam através de agências. Do comprador trazido por uma agência só se sabe o nome e o país: o acompanhamento passa sempre pelo agente. A ferramenta experimentada antes era tão configurável que nunca chegou a ficar montada, e não deixava registar várias ações sem mudar de etapa. O formulário do site perguntava «Sou: Cliente / Agência», mas pedia à agência o mesmo que a um particular: nem que comprador trazia, nem o seu país, nem que agente o acompanhava. E o que a direção queria medir — visitas por agência e mês, quantos compradores repetem a visita, quantas visitas custa uma venda — não saía de lado nenhum.

O que desenvolvemos

• Três funis montados de raiz: clientes diretos, clientes de agência (visita agendada, 1.ª visita, acompanhamento, 2.ª visita, reserva, venda ou perdido) e angariação de agências. Quadro de arrastar e largar; ao fechar uma ficha como perdida escolhe-se o motivo numa lista: preço, financiamento, prefere a costa…
• Visitas numeradas com data, hora, agente e nota. Se o comprador não comparece ou a visita é cancelada, a seguinte continua a contar como 1.ª. Ao marcar uma visita como feita, o painel propõe a etapa seguinte, mas nunca move a ficha sem que alguém o decida. Calendário por semana e por mês.
• Angariação de agências, de prospeto a ativa, com os seus agentes e uma lista de documentos — certidão de situação tributária regularizada, escritura de constituição, documento de identificação do administrador, contrato de colaboração assinado — com o carregamento de cada ficheiro.
• Formulários do site ligados: a agência que pede uma visita entra com o seu agente e o seu comprador em «Visita agendada»; se a agência não existia, é criada automaticamente no funil de angariação.
• Relatórios: visitas realizadas por agência e mês, percentagem de compradores que repetem a visita, visitas por venda e agências em angariação por etapa.
• Utilizadores por membro da equipa, com cada anotação assinada por quem a faz.