Agência de vistos: de um formulário de contacto a um processo com orçamento fechado

Uma agência de vistos, legalizações e tradução ajuramentada promete em cada página um orçamento fechado em menos de duas horas úteis. Essa promessa dependia de uma pessoa a ler um formulário que só pedia nome, telefone e e-mail. Não havia processo, nem estado, nem pagamento. E, para uma empresa que envia um grupo de trabalhadores para o estrangeiro, saber que documento faltava a quem era uma folha de cálculo mantida à mão. O site estava bem feito: o que faltava não era um site, era a ferramenta por trás.

O que desenvolvemos

• Base de conhecimento retirada das próprias fichas da agência: 28 países, 59 tipos de visto e 278 requisitos, com o prazo de cada destino. O extrator confere-se com o contador que cada ficha publica e para se ler a mais ou a menos.
• Entrada de pedidos em texto livre: o cliente descreve a viagem como o faria ao telefone e saem o destino, o tipo de visto, o número de viajantes, a data de partida e se é preciso legalizar ou traduzir. A IA só escolhe país e tipo; a lista de documentos sai sempre do catálogo, nunca do modelo.
• Sem aproximações: se o destino não estiver entre os que a agência trata, ou se a IA não responder, o processo fica assinalado para revisão e o ecrã indica-o.
• Processo desde o primeiro minuto, com uma referência que se dita ao telefone, fases (recebido, documentação, no consulado, entregue) e uma grelha de quem entregou o quê. Para 45 pessoas com 7 documentos cada são 315 quadrículas, marcadas uma a uma ou por coluna.
• Orçamento calculado no momento, discriminado por gestão, urgência, legalização, apostila e tradução com desconto de grupo, e um ecrã de pagamento ligado ao processo, preparado para ligar o sistema de pagamento.
• Painel de acompanhamento com processos abertos, pessoas em curso, urgentes por fechar e montante orçamentado. Funciona sem JavaScript.