Gestoría de visados: de un formulario de contacto a un expediente con presupuesto cerrado

Una agencia de visados, legalizaciones y traducción jurada promete en cada página un presupuesto cerrado en menos de dos horas laborables. Esa promesa dependía de una persona leyendo un formulario que solo pedía nombre, teléfono y correo. No había expediente, ni estado, ni pago. Y para una empresa que envía a un grupo de trabajadores fuera, saber qué documento le falta a quién era una hoja de cálculo mantenida a mano. Su web estaba bien hecha: lo que faltaba no era una web, era la herramienta de detrás.

Qué desarrollamos

• Base de conocimiento sacada de sus propias fichas: 28 países, 59 tipos de visado y 278 requisitos, con el plazo de cada destino. El extractor se comprueba contra el contador que cada ficha publica y se detiene si lee de más o de menos.
• Entrada de peticiones en texto libre: el cliente escribe su viaje como lo contaría por teléfono y sale el destino, el tipo de visado, el número de viajeros, la fecha de salida y si hace falta legalizar o traducir. La IA solo elige país y tipo; la lista de documentos sale siempre del catálogo, nunca del modelo.
• Sin aproximaciones: si el destino no está entre los que tramita la agencia, o la IA no responde, el expediente queda marcado para revisión y la pantalla lo dice.
• Expediente desde el primer minuto, con referencia legible por teléfono, fases (recibido, documentación, en consulado, entregado) y una matriz de quién ha entregado qué. Para 45 personas con 7 papeles son 315 casillas que se marcan una a una o por columna.
• Presupuesto calculado al momento, con desglose por gestión, urgencia, legalización, apostilla y traducción y descuento por grupo, y pantalla de pago enlazada al expediente, preparada para conectar la pasarela.
• Panel de seguimiento con expedientes abiertos, personas en trámite, urgentes sin cerrar e importe presupuestado. Funciona sin JavaScript.

El resultado

Una herramienta interna en la que cada petición se convierte en un expediente con su lista de documentos, su importe y su estado, sin esperar a que alguien lea el formulario. La tabla de precios deja de vivir en la cabeza de quien coge el teléfono.