Agence de visas : d'un formulaire de contact à un dossier avec devis ferme

Une agence de visas, de légalisations et de traduction assermentée promet sur chaque page un devis ferme en moins de deux heures ouvrées. Cette promesse reposait sur une personne lisant un formulaire qui ne demandait que le nom, le téléphone et l'e-mail. Il n'y avait ni dossier, ni statut, ni paiement. Et pour une entreprise qui envoie un groupe de salariés à l'étranger, savoir quel document manquait à qui relevait d'un tableur tenu à la main. Le site était bien fait : ce qui manquait n'était pas un site, mais l'outil derrière.

Ce que nous avons réalisé

• Base de connaissances tirée des fiches de l'agence elle-même : 28 pays, 59 types de visa et 278 pièces requises, avec le délai de chaque destination. L'extracteur se vérifie contre le compteur que publie chaque fiche et s'arrête s'il lit trop ou trop peu.
• Réception des demandes en texte libre : le client décrit son voyage comme au téléphone, et il en ressort la destination, le type de visa, le nombre de voyageurs, la date de départ et la nécessité de légaliser ou de traduire. L'IA ne choisit que le pays et le type ; la liste des documents vient toujours du catalogue, jamais du modèle.
• Aucune approximation : si la destination ne figure pas parmi celles que traite l'agence, ou si l'IA ne répond pas, le dossier est signalé pour vérification et l'écran l'indique.
• Un dossier dès la première minute, avec une référence lisible au téléphone, des étapes (reçu, documents, au consulat, livré) et une grille de qui a remis quoi. Pour 45 personnes avec 7 pièces chacune, cela fait 315 cases, cochées une à une ou par colonne.
• Devis calculé sur-le-champ, détaillé par gestion, urgence, légalisation, apostille et traduction avec remise de groupe, et une page de paiement liée au dossier, prête pour le branchement de la passerelle de paiement.
• Tableau de bord avec dossiers ouverts, personnes en cours, urgences non clôturées et montant devisé. Il fonctionne sans JavaScript.