Visumagentur: vom Kontaktformular zum Vorgang mit Festpreisangebot

Eine Agentur für Visa, Legalisierungen und beeidigte Übersetzungen verspricht auf jeder Seite ein Festpreisangebot in weniger als zwei Arbeitsstunden. Dieses Versprechen hing an einer Person, die ein Formular las, das nur Name, Telefon und E-Mail abfragte. Es gab keinen Vorgang, keinen Status und keine Zahlung. Und für ein Unternehmen, das eine Gruppe von Mitarbeitern ins Ausland schickt, war die Frage, wem welches Dokument fehlt, eine von Hand gepflegte Tabelle. Die Website war gut gemacht: Was fehlte, war keine Website, sondern das Werkzeug dahinter.

Was wir gebaut haben

• Wissensbasis aus den eigenen Länderseiten der Agentur: 28 Länder, 59 Visumarten und 278 Anforderungen, mit der Bearbeitungszeit jedes Ziels. Der Extraktor prüft sich am Zähler, den jede Seite anzeigt, und hält an, wenn er zu viel oder zu wenig liest.
• Anfrageeingang als Freitext: Der Kunde beschreibt seine Reise wie am Telefon, und heraus kommen Ziel, Visumart, Zahl der Reisenden, Abreisedatum und ob etwas legalisiert oder übersetzt werden muss. Die KI wählt nur Land und Art; die Dokumentenliste stammt immer aus dem Katalog, nie aus dem Modell.
• Keine Näherungen: Gehört das Ziel nicht zu denen, die die Agentur bearbeitet, oder antwortet die KI nicht, wird der Vorgang zur Prüfung markiert, und der Bildschirm sagt es.
• Ein Vorgang ab der ersten Minute, mit einer Referenz, die sich am Telefon durchgeben lässt, Phasen (eingegangen, Unterlagen, beim Konsulat, übergeben) und einer Matrix, wer was abgegeben hat. Bei 45 Personen mit je 7 Unterlagen sind das 315 Felder, einzeln oder spaltenweise abzuhaken.
• Angebot sofort berechnet, aufgeschlüsselt nach Bearbeitung, Eilzuschlag, Legalisierung, Apostille und Übersetzung mit Gruppenrabatt, dazu eine mit dem Vorgang verknüpfte Zahlungsseite, vorbereitet für den Anschluss des Zahlungsanbieters.
• Übersicht mit offenen Vorgängen, Personen in Bearbeitung, offenen Eilfällen und angebotenem Betrag. Sie funktioniert ohne JavaScript.