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Software de gestão para estúdios de gravação

Um estúdio vende horas numa única sala de controlo. Um programa é aqui um mapa de ocupação a que se agarram ficheiros, sinais e direitos.

Os módulos para estúdios de gravação

Não é um programa fechado igual para todos: ativa-se só o que se usa e tudo partilha os mesmos dados.

Agenda e marcações online

O que mais alivia o dia a dia

Os clientes marcam pelo telemóvel a qualquer hora, com lembretes que evitam faltas.

Clientes (CRM)

A ficha, o histórico e o seguimento de cada cliente e de cada orçamento, para não escapar nenhum.

Email marketing

Envios e automatizações para os clientes voltarem, com modelos prontos e medição.

Primeiro Agenda e marcações online. O resto acopla-se quando fizer falta.

Em resumo: software para estúdios de gravação

  • A contabilidade não é substituída mas alimentada: documentos em ordem em vez de perguntas no trimestre.
  • Gere tudo a partir de um painel simples — sem conhecimentos técnicos e sem depender de ninguém.
  • O cliente decide à noite, não no seu horário: o software de gestão para estúdios de gravação aposta por isso na reserva online. Os seus clientes reservam e encomendam pelo telemóvel, a qualquer hora.
  • Lembretes automáticos reduzem as faltas e as marcações perdidas — precisamente onde mais lhe custam.

A sessão reserva a sala, o material e uma pessoa ao mesmo tempo. Planear só a sala leva a descobrir que o técnico está noutro sítio nesse dia.

O ficheiro é o produto e pesa gigabytes. Uma arrumação por projeto com versões decide se uma mistura de há dois anos volta em cinco minutos ou nunca.

Os direitos escrevem-se dentro do próprio projeto, no dia em que se grava. Quem tem que percentagem e quem pode publicar a gravação é uma pergunta que aparece três anos depois, quando já ninguém se lembra.

O sinal protege o calendário. Um dia reservado sem pagamento é um dia vazio com papelada, e isso acontece mais com bandas do que com empresas.

Uma hora não é igual a outra hora. Gravação, mistura, masterização e músicos de sessão são quatro preços, e um orçamento sem essa separação acaba em discussão.

A aprovação exige uma ronda e sobretudo um limite escrito. Duas séries de retoques incluídas no preço e todas as seguintes cobradas é a frase que fecha um projeto e impede que ele se arraste meses.

Não só um software, um sistema

Mais do que um software: um sistema para estúdios de gravação com reserva online, assistente de IA e email marketing — ligado ao seu site e à sua ficha Google, para que uma pesquisa se torne uma reserva e um cliente se torne habitual.

O que inclui o software

O projeto, não a agenda

Orçamento, marcos e validações por projeto, para não andar a procurar no email o que ficou combinado.

Horas que se faturam

Tempo por cliente e por projeto, registado — é a diferença entre margem e intuição.

Manutenção como receita

Contratos recorrentes com faturação automática: a parte do negócio que segura todos os meses.

O recorrente à parte

Licença, manutenção e projeto separados, senão um bom ano parece um golpe de sorte.

Pedidos com compromisso

Tempo de resposta medido por contrato em vez de prometido: é o número que renova.

A carga por cliente

Horas por conta à vista evitam que uma avença corra três anos abaixo do custo.

Como funciona para estúdios de gravação, passo a passo

  1. 1

    Descoberta e funcionamento

    Percorremos a sua hora de ponta: o momento em que tudo acontece ao mesmo tempo e ficam pedidos por responder.

  2. 2

    Configuração

    Montamos primeiro o que mais dói e deixamos o resto pronto para acrescentar depois.

  3. 3

    Assistente e email

    Afinamos os lembretes automáticos — a marcação mais cara é aquela a que ninguém aparece.

  4. 4

    Lançamento e acompanhamento

    Voltamos a ver ao fim de quatro semanas o que se usa mesmo e o que falta ligar.

Perguntas frequentes sobre software para estúdios de gravação

O que tem de constar numa reserva de estúdio? +

A sala, o técnico, o tipo de serviço e o sinal. Se faltar um dos quatro, acaba por haver um dia em que a sala está livre e ninguém paga.

Como se arquivam os projetos? +

Por projeto e por versão, não por data. Um cliente que volta ao fim de dois anos a pedir um corte para rádio descreve a música, não o dia.

Qual é o ponto crítico em projeto? +

As horas registadas contra as horas estimadas. Sem comparação contínua, a margem só aparece no fim, já gasta em correções.

Como se gerem as subscrições? +

Renovação, falhas de pagamento e mudanças de plano no mesmo sítio. Uma receita recorrente só é confortável quando não é preciso recuperá-la à mão todos os meses.

Dá para abrir um acesso ao cliente? +

Um acesso limitado aos seus pedidos e às suas faturas. Corta metade dos emails de seguimento.

Dá para guardar os acessos dos clientes? +

Sim, guardados por cliente e não espalhados por conversas. Saber quem detém o quê — alojamento, domínios, contas — evita ficar como o ponto de bloqueio no dia da despedida.

Quanto tempo demora a pôr a funcionar? +

Uma a duas semanas, na maioria dos casos. Passamos os dados, configuramos a reserva online e acompanhamos a primeira semana em funcionamento real — não deixa de trabalhar enquanto se muda.

O software funciona no telemóvel? +

Sim. A sua equipa gere tudo pelo telemóvel, e os seus clientes também reservam pelo deles. Para estúdios de gravação, é decisivo, pois a maioria dos pedidos nasce em movimento.

Tenho de voltar a introduzir os meus clientes? +

Não. Recuperamos os seus dados de clientes existentes e configuramos tudo para arrancar sem perda de dados — mais organizado desde o primeiro dia.

O assistente pode tratar das mensagens de WhatsApp? +

O assistente de IA responde às perguntas frequentes — disponibilidades, preços, horários — por chat e WhatsApp 24 horas por dia, e guia os clientes direto para a reserva. Deixa de responder às mesmas perguntas.

Precisa também de um site ou de SEO para o seu estúdio de gravação?

O que procuram estúdios de gravação

Se procura alguma destas coisas, este software é para si.

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Muito mais do que um site

Não é só o seu site. O painel do seu negócio.

Com a TePublico não fica apenas com um site bonito: fica com um sistema para ganhar, servir e fidelizar clientes — tudo num só painel, sem andar a saltar entre dez ferramentas.

Agenda e marcações

Agenda online com lembretes automáticos. Os clientes marcam sozinhos e o dia enche-se à vista.

Assistente com IA

Um chat que responde a qualquer hora e capta interessados — e passa-os para o CRM.

Análise clara

Quantos entram e de onde vêm, sem termos técnicos nem cookies incomodativas. Decisões com números.

Tudo com a sua marca, no mesmo sítio.

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