Verwaltungssoftware · Professionelle Dienstleistungen

Verwaltungssoftware für Beratungskanzleien

In einer Beratungskanzlei kostet nicht die Arbeit Zeit, sondern das Warten darauf: fehlende Belege, dieselbe Frage nach der Frist, Unterlagen, die per WhatsApp kommen. Verwaltungssoftware für Beratungskanzleien setzt an dieser Stelle an, nicht an der Buchführung selbst.

Die Module für Beratungskanzleien

Kein geschlossenes Programm für alle: Sie schalten nur frei, was Sie nutzen, und alles teilt dieselben Daten.

Kunden (CRM)

Entlastet Sie am meisten

Kundenakte, Historie und Nachfassen zu jedem Angebot, damit keine Anfrage liegen bleibt.

KI-Assistent

Beantwortet die immer gleichen Fragen per Chat und WhatsApp, auch nach Feierabend.

Termine und Online-Buchung

Ihre Kunden buchen vom Handy aus, rund um die Uhr, mit Erinnerung gegen Nichterscheinen.

Zuerst Kunden (CRM). Den Rest hängen Sie an, sobald Sie ihn brauchen.

Kurz gefasst: Software für Beratungskanzleien

  • Fällt ein Gerät aus, arbeiten Sie vom nächsten weiter — die Daten liegen nicht auf dem Rechner im Büro.
  • Alles an einem Ort: Steuer und Buchhaltung, Fristen und Belege, ohne zweite Tabelle.
  • Sie starten mit einem Modul und hängen den Rest an, wenn Sie ihn brauchen — nicht umgekehrt.
  • Die Buchhaltung wird nicht ersetzt, sondern beliefert: saubere Belege statt Rückfragen im Quartal.

Der Belegtransfer ist der Engpass des ganzen Monats. Ein fester Weg — Mandant lädt hoch, sieht was noch fehlt, wird automatisch erinnert — ersetzt die Sammelmail kurz vor Fristablauf und den Anruf danach.

Fristen sind hier kein Kalenderproblem, sondern ein Zuordnungsproblem: Welcher Mandant hat was noch nicht geliefert. Eine Übersicht, die genau das zeigt, macht die Woche planbar, statt sie am Monatsende zu sprengen.

Neue Mandate laufen immer gleich ab: Anfrage, Erstgespräch, Vollmacht, Übernahme der Vorunterlagen. Wenn dieser Ablauf fest hinterlegt ist, geht bei einem Wechsel nichts unter — und der Wechsel ist genau der Moment, in dem Mandanten Kanzleien vergleichen.

Nicht nur Software, ein System

Mehr als Software: ein System für Beratungskanzleien mit Online-Mandat, KI-Assistent und E-Mail-Marketing — verbunden mit Ihrer Website und Ihrem Google-Profil, damit aus einer Suche eine Buchung wird und aus einem Kunden ein Stammkunde.

Was die Software umfasst

Die Akte gibt den Takt

Nicht der Kalender, sondern der Vorgang: Angebot, Auftrag, Fristen und Rechnungen an einem Ort, je Mandant nachvollziehbar.

Fristen, die nicht durchrutschen

Wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen hängen am Vorgang, nicht an einem Zettel neben dem Bildschirm.

Honorar sichtbar machen

Aufwand, Sätze und offene Posten je Vorgang, damit am Monatsende niemand nachrechnen muss.

Der Vorgang, nicht das Postfach

Mails, Anhänge und Notizen hängen am Mandat, damit die Vertretung im Urlaub nicht bei null anfängt.

Vorschuss und Ratenplan

Wer in Etappen abrechnet, braucht den Zahlungsstand neben der Frist — sonst arbeitet man auf Kredit.

Unterlagen, die der Mandant bringt

Eine Anforderungsliste je Vorgang mit Eingangsdatum: das Nachfassen läuft, ohne dass jemand es steuert.

So funktioniert es für Beratungskanzleien, Schritt für Schritt

  1. 1

    Kennenlernen & Ablauf

    Wir zählen nach, wie viele Anfragen pro Woche über Telefon, WhatsApp und Website kommen — und wie viele davon kalt werden.

  2. 2

    Einrichtung

    Wir verbinden das Panel mit Ihrem Google-Unternehmensprofil, damit die Suche direkt in Ihrer Verwaltung landet.

  3. 3

    Assistent & E-Mail

    Wir legen fest, wann eine Nachricht an einen Menschen übergeben wird, statt den Assistenten raten zu lassen.

  4. 4

    Start & Begleitung

    Wir starten in einer ruhigen Woche, nicht mitten in Ihrer Hochsaison, und schauen die ersten Tage täglich drauf.

Häufige Fragen zu Software für Beratungskanzleien

Ersetzt das DATEV? +

Nein, und es soll es nicht. Buchführung, Lohn und Abschluss bleiben in DATEV. Wir decken die Ebene davor ab: Anfragen, Onboarding neuer Mandate, Belegerinnerungen und die Übersicht, wer was noch schuldet.

Erfüllt der Belegupload die GoBD? +

Der Upload selbst ist der Weg, nicht das Archiv: Die revisionssichere Aufbewahrung gehört in Ihr Kanzleisystem und wird von dort aus dokumentiert. Wir sorgen dafür, dass der Beleg vollständig und nachvollziehbar dort ankommt.

Wie viel Zeit spart die Belegerinnerung wirklich? +

Am spürbarsten in den Tagen vor der Umsatzsteuervoranmeldung. Eine automatische Erinnerung mit der konkreten Liste des Fehlenden ersetzt die Runde Telefonate, die sonst immer dieselbe Person in der Kanzlei macht.

Was gewinnt die meisten Mandate? +

Die Antwortzeit. Wer vergleicht, schreibt mehrere Büros an und nimmt das, das zuerst mit einem konkreten Termin antwortet.

Wie behält man Fristen im Griff? +

Indem jeder Vorgang einen Status und einen nächsten Schritt hat. Fristen sind selten ein Kalenderproblem, sondern ein Zuordnungsproblem: Wer wartet gerade auf wen.

Kann man aus demselben Werkzeug abrechnen? +

Aus dem Mandat und den erfassten Stunden heraus. Das erspart den Abrechnungstag am Monatsende.

Können wir einschränken, wer was sieht? +

Ja, je Akte und je Rolle: wer liest, wer bearbeitet, wer zeichnet. So holt man für einen vollen Monat Unterstützung dazu, ohne die ganze Kanzlei zu öffnen.

Wie sieht das mein Kunde? +

Er sieht Ihre Website und einen Termin, der sich in drei Schritten buchen lässt. Von Online-Mandat merkt er nichts — und genau so soll es sein.

Läuft die Software auch auf dem Handy? +

Ja. Sie und Ihr Team verwalten alles vom Handy, und Ihre Kunden buchen ebenso mobil. Für Beratungskanzleien ist das entscheidend, weil die meisten Anfragen unterwegs entstehen.

Was passiert bei einem Ausfall? +

Die Daten liegen gespiegelt, und der Zugang läuft über den Browser: Fällt ein Gerät aus, arbeiten Sie vom nächsten weiter. Ein kaputter Rechner ist kein verlorener Tag mehr.

Was, wenn mein Team keine Lust auf neue Software hat? +

Das ist die häufigste echte Hürde. Deshalb starten wir mit einer einzigen Funktion, die jemandem sofort Arbeit abnimmt; der Rest kommt erst, wenn die erste läuft.

Wonach Beratungskanzleien suchen

Wenn Sie eines davon suchen, ist diese Software für Sie.

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