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Software de gestão para empresas de arquivo e custódia

Três ferramentas sobre os mesmos dados: o software de gestão para empresas de arquivo e custódia junta pedido de orçamento online, um assistente de IA no WhatsApp e o email marketing, tudo sobre os mesmos dados. Uma ferramenta que lhe traz clientes e os fideliza.

Orçamento grátis Como funciona

Os módulos para empresas de arquivo e custódia

Não é um programa fechado igual para todos: ativa-se só o que se usa e tudo partilha os mesmos dados.

Clientes (CRM)

O que mais alivia o dia a dia

A ficha, o histórico e o seguimento de cada cliente e de cada orçamento, para não escapar nenhum.

Email marketing

Envios e automatizações para os clientes voltarem, com modelos prontos e medição.

Análise

O que traz clientes e o que não traz, num painel claro e sem termos técnicos.

Primeiro Clientes (CRM). O resto acopla-se quando fizer falta.

Em resumo: software para empresas de arquivo e custódia

Duas moradas, duas agendas, um só painel: quem tem mais espaços vê o detalhe e o conjunto.
O cliente não vê o programa: vê o seu site e uma marcação que se faz em três passos.
Permissões por pessoa: quem atende ao balcão vê a marcação e não vê os números.
A contabilidade não é substituída mas alimentada: documentos em ordem em vez de perguntas no trimestre.

O dia a dia de uma empresa de arquivo e custódia gira em torno do mesmo: captar pedidos, confirmar marcações e não perder nenhuma mensagem enquanto trabalha. O software começa exatamente aí, com pedido de orçamento online — os seus clientes fazem-no pelo telemóvel, e lembretes automáticos reduzem as falhas. Assim ganha: os seus clientes pedem um orçamento online.

A par do pedido de orçamento online, um assistente de IA trata das suas perguntas habituais (disponibilidades, preços, horários) 24 horas por dia, e o email marketing preenche os períodos mais fracos com ofertas e lembretes. Deixa de responder às mesmas perguntas.

O cliente encontra a sua empresa de arquivo e custódia no Google e quer reservar já. Ligamos o software de gestão ao seu site e à sua ficha Google Business Profile, para que uma pesquisa «empresa de arquivo e custódia perto de mim» se torne uma reserva — sem uma única chamada.

A ocupação é aqui o negócio inteiro: um mês vazio não volta. Calendário, duração do contrato e pré-aviso no mesmo sítio mostram o buraco enquanto ainda dá para o encher.

As renovações decidem-se meses antes e não no dia do prazo. Um seguimento antes do vencimento é a faturação mais barata que existe.

Chaves, acessos e avarias comunicadas são o dia a dia da gestão. Ligados ao espaço, até quem substitui sabe quem entra e o que está por resolver.

Os extras faturáveis são os que mais se perdem: uma hora a mais, uma sala de reuniões, um lugar de estacionamento na segunda semana. Registados quando acontecem, chegam à fatura em vez de serem esquecidos.

Não só um software, um sistema

Não uma brochura, um painel de gestão: pedido de orçamento online trabalha por si 24 horas por dia, enquanto um assistente responde às mensagens e o email marketing faz os clientes voltar. Tudo no mesmo sítio, que o próprio gere. Assim ganha: os seus clientes pedem um orçamento online.

O que inclui o software

Ocupação em tempo real

Quem está onde e até quando: lugares e salas livres, sem uma folha de cálculo que tem sempre uma hora de atraso.

Acessos e chaves

Códigos, cartões e horários por membro — quando alguém sai, o acesso corta-se num clique.

Faturar pelo uso

Lugar fixo, horas de sala e extras numa só fatura, automaticamente ao fim do mês.

Um contrato, não uma reserva

Duração, caução e pré-aviso gerem-se como um arrendamento, não como um horário.

Os acessos registados

Quem entrou e quando: a base de qualquer faturação e de qualquer discussão em espaço partilhado.

Os encargos pelo uso

Eletricidade, limpeza e extras por ocupante, para que um aumento continue a ser justificável.

Como funciona para empresas de arquivo e custódia, passo a passo

1

Descoberta e funcionamento

Compreendemos o verdadeiro funcionamento da sua empresa de arquivo e custódia e onde perde tempo e pedidos.
2

Configuração

Ligamos o painel ao seu perfil de empresa no Google, para que a pesquisa caia diretamente na sua gestão.
3

Assistente e email

Preparamos o primeiro email de reaproximação para clientes que já não aparecem há muito.
4

Lançamento e acompanhamento

Formamos quem vai usá-lo numa sessão, sem manual, com casos reais.

Perguntas frequentes sobre software para empresas de arquivo e custódia

O que interessa nos contratos recorrentes? +

A renovação, a revisão de preço e o pré-aviso, acompanhados sozinhos. Uma renovação que passa despercebida custa mais do que qualquer desconto.

Como se acompanham as propostas? +

Com estado e lembrete por proposta. A primeira causa de negócio perdido não é o preço, é não ter havido seguimento.

Dá para faturar as despesas em separado? +

Renda, encargos e serviços em linhas próprias, periódicas ou pontuais. É o que evita a discussão em cada fatura.

Dá para controlar as cauções? +

Sim, ligadas ao contrato, com o estado inicial e o final. Devolvida na data combinada e com as contas à vista, uma saída acaba em recomendação em vez de discussão.

O que acontece se houver uma avaria? +

Os dados ficam replicados e o acesso é pelo navegador: se um equipamento falha, continua no seguinte. Um computador estragado deixa de ser um dia perdido.

Funciona com mais do que um espaço? +

Sim. Cada local mantém horários, equipa e contas próprias, e continua a ver o conjunto. Para empresas de arquivo e custódia com duas moradas, essa costuma ser a verdadeira razão para mudar.

O software funciona no telemóvel? +

Sim. A sua equipa gere tudo pelo telemóvel, e os seus clientes também reservam pelo deles. Para empresas de arquivo e custódia, é decisivo, pois a maioria dos pedidos nasce em movimento.

Reduz as faltas? +

Sim — é um dos maiores ganhos. Lembretes automáticos antes da marcação, com confirmação ou cancelamento num gesto, reduzem bastante os horários vazios que lhe custam dinheiro.

Precisa também de um site ou de SEO para a sua empresa de arquivo e custódia?

O que procuram empresas de arquivo e custódia

Se procura alguma destas coisas, este software é para si.

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Muito mais do que um site

Não é só o seu site. O painel do seu negócio.

Com a TePublico não fica apenas com um site bonito: fica com um sistema para ganhar, servir e fidelizar clientes — tudo num só painel, sem andar a saltar entre dez ferramentas.

Agenda e marcações

Agenda online com lembretes automáticos. Os clientes marcam sozinhos e o dia enche-se à vista.

Assistente com IA

Um chat que responde a qualquer hora e capta interessados — e passa-os para o CRM.

Análise clara

Quantos entram e de onde vêm, sem termos técnicos nem cookies incomodativas. Decisões com números.

Tudo com a sua marca, no mesmo sítio.

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Mostramos os módulos que encaixam na sua forma de trabalhar. Demonstração e orçamento sem compromisso.